Le prestataire arrive à 8h du matin avec une camionnette pleine de matériel et deux techniciens. Si personne ne sait où est le local électrique, si l’ascenseur de service est trop petit pour les flight cases, ou si la salle n’est disponible qu’une heure avant le début de l’événement, le montage est compromis avant même d’avoir commencé. Une bonne préparation en amont, ça se prépare côté organisateur aussi. Voici les points à vérifier avant le jour J.
Les informations à transmettre au prestataire dès la réservation
Plus votre prestataire dispose d’informations précises en amont, plus il dimensionne correctement son installation. Les éléments essentiels à communiquer :
La superficie et la configuration de la salle (longueur, largeur, hauteur sous plafond), le nombre de participants attendus, le type d’événement et son déroulement (discours, table ronde, projection, dîner assis), et la disponibilité de la salle avant et après l’événement pour le montage et le démontage.
Checklist technique à préparer avant le jour J
Accès et logistique
Vérifiez que le prestataire peut accéder au lieu de livraison avec un véhicule utilitaire. Les cours intérieures étroites, les zones de livraison bloquées ou les horaires d’accès restreints sont les premières sources de retard. Transmettez les codes d’accès, le contact du gardien ou du responsable du lieu, et les contraintes de stationnement.
Alimentation électrique
C’est le point le plus souvent négligé. Un système sono complet, un vidéoprojecteur haute puissance et un éclairage scénique consomment plusieurs kilowatts. Localisez les tableaux électriques, identifiez les circuits disponibles et leur ampérage, et vérifiez que le lieu dispose de prises 32A si votre événement nécessite de l’équipement puissant. En cas de doute, signalez-le au prestataire en amont : il peut prévoir son propre groupe électrogène.
Acoustique et contraintes du lieu
Les grandes surfaces vitrées, les plafonds hauts, les parquets en bois : ce sont des facteurs qui augmentent la réverbération et compliquent la sonorisation. Si vous connaissez les caractéristiques acoustiques de votre salle, partagez-les. Une visite technique préalable peut être organisée pour les événements d’envergure.
Accroches et structures
Si votre événement prévoit de l’éclairage ou de la vidéo suspendu, vérifiez avec le lieu que des points d’accroche sont disponibles et leur capacité de charge. Certains lieux interdisent toute fixation au plafond : mieux vaut le savoir avant que le technicien arrive avec un kit de structure suspendue.
Le timing idéal pour le montage
En règle générale, prévoyez au minimum deux heures de montage avant le début de votre événement pour une configuration simple (sono + vidéo), et trois à quatre heures pour une installation plus complexe avec éclairage scénique. Le démontage prend en moyenne la moitié du temps du montage.
Si votre événement se termine tard le soir, vérifiez que le lieu autorise le démontage en fin de soirée ou s’il faut prévoir une reprise du matériel le lendemain matin.
Vous avez un événement à Paris ou en IDF et vous voulez vous assurer que tout est bien préparé en amont ? L’équipe AZ Diffusion peut vous accompagner dès la phase de préparation, avec une visite technique si nécessaire.
Questions fréquentes avant un événement
Le prestataire peut-il faire une visite technique du lieu en amont ?
Oui, et c’est même recommandé pour les événements d’envergure ou dans des lieux atypiques. AZ Diffusion propose des visites préalables sur Paris et en Île-de-France pour les projets qui le nécessitent.
Que se passe-t-il si la salle n’est disponible qu’une heure avant l’événement ?
C’est une contrainte forte qu’il faut impérativement communiquer dès la réservation. Le prestataire adapte la configuration en conséquence, en privilégiant des installations plus rapides à mettre en place.
Qui est responsable si le lieu ne dispose pas des prises électriques nécessaires ?
La vérification de l’alimentation électrique est une responsabilité partagée entre l’organisateur et le prestataire. C’est pourquoi il est essentiel d’en parler en amont plutôt que de le découvrir le matin du montage.